Een Mooi Patroon

Het is vrijdag en het sneeuwt. Langzaam ontstaat een mooi patroon terwijl elk sneeuwvlokje chaotisch uit de lucht lijkt te vallen. Een plan lijkt er niet te zijn en toch vormt zich een structuur. Later zal blijken dat al die zachte deeltjes samen sterk genoeg zijn om het vervoer in Nederland vast te laten lopen. Maar nu zit ik nog fijn in de trein. Ik kom net van een vergadering hoe we een project voor een klant kunnen verbeteren. En het is echt toeval: de klant is een grote speler op gebied van het vervoer en we werken aan systemen die vooral in winterse omstandigheden moeten werken.

Zeker is dat we de Geïntergreed Agile gaan gebruiken. Deze mix van Scrum, Lean en Agile leidde in een eerder project tot fikse verbeteringen. Iedereen wil die resultaten kopiëren. Ik overpeins wat het tweede project extra moet doen om dat te evenaren. Wat is de essentie? Dat is lastig uit te leggen, want vergaderingen verlopen chaotisch maar hebben toch structuur. Een planningsdocument is er eigenlijk niet, maar toch vinden de puzzelstukjes elkaar naadloos aan het eind van elke sprint. In krap twee maanden is het team twee keer verdubbeld in omvang en is de productiviteit nog harder gestegen. We doen het beter dan de theorie. Maar waardoor exact? Hoe verklaar je dat er grip is op iets dat zo zacht lijkt als sneeuw?

Niet dat iemand klaagt. Mijn team geniet, de klant is blij. En ook de verhoogde efficiëntie is welkom, zeker bij de managers. Maar hoe leg ik deze werkwijze uit aan de mensen van het tweede project? Want daar lopen ze uit op de planning, de stress is hoog en veel tijd om te investeren in een andere werkwijze is er niet. Bovendien wordt daar altijd een dik en gedegen plan verwacht, ook om deze flexibele, dynamische aanpak in te voeren. Heb ik eigenlijk wel een plan?

Veel mensen willen graag exact weten waar ze aan toe zijn. Elke kleine afwijking van een tevoren bedacht plan geeft aanleiding tot hevige discussies. Volgens het spoorboekje zou de trein van Amersfoort Schothorst naar Eindhoven er precies één uur en negenendertig minuten over doen, of acht minuten minder als ik vaker overstap. Maar het sneeuwt ...

Ik controleer dus mijn acculading en zie dat er geen probleem is. Ik werk wel wat langer in de trein en minder lang thuis. Later wordt het drukker en dus krapper. Ik ruim mijn laptop op en schakel over op mijn iPad. En geniet ook iets meer van het landschap dat steeds mooier wordt. Af en toe bel ik een collega. Hij is na de vergadering vertrokken met de auto en natuurlijk doen we een wedstrijd wie sneller in Brabant is. Er blijkt maar weinig verschil. Behalve dan in de media: dagenlang horen we vooral dat de trein zo vertraagd was. We hoorden niet dat ik gewoon door kon werken. Door dynamisch in te spelen op wat wel kan in plaats van klagen over wat niet kan, heb ik gewoon mijn doel gehaald.

Wellicht is dat het geheim van efficiënter werken: minder plannen. Dat levert direct tijdwinst op. Met weinig plan zijn er ook maar weinig verstoringen die ook weer tijd en energie kosten.

Langzaam ontstaat een patroon: er zit ook structuur in chaos. De meeste collega’s zullen elkaar wel vinden. Een paar hebben wellicht hulp nodig, maar de verzamelde kracht van enthousiaste professionals zal ze helpen. De schijnbare chaos zal best wennen zijn, maar als iedereen zich een beetje inzet, houden we bergen tijd over.
Nu nog even naar buiten kijken. Wat is sneeuw toch mooi.